GTD

工具：OmniFocus + Trello + 邮箱 + 日历 设计 我的初衷是把生活和工作中的琐事和短期长期目标管理起来，让每天做事情的效率更高点。不过如何在效率和压力之间找到平衡是一直困扰我的事情。想做的事情太多，时间太少，效率太低，没法儿做到尽善尽美。所以我还在不断探索中。 是否需要把所有事情都管理起来？David Allen的那本书是推荐这么做的。目的是让自己更可能的信任整个系统。我并不打算怎么做。因为我并不觉得所有事情都需要“管理”，管理的目的是规划、效率和提醒。所以无论怎么设计，能够帮助到我做到那三点，我都认为是成功的。 工具的选择？其实现在市场上GTD类的工具不要太多。我用OmniFocus来管理日常的唯一原因是，我很早就购买了。其他的，比如Trello、日历、邮箱都是免费的。 怎么规划自己的事情？ 这个要谈到 David Allen 的方法了。 如果真的打算用GTD的方法来管理自己的时间，最好先找个没事儿做的一天早上，准备2-3个小时的事情规划。David Allen 的方法一共分五步：收集 -> 处理 -> 整理 -> 回顾 -> 执行。 收集 目的是清空大脑，让自己可以每天什么都不用惦记着。所有的事情都列出来，不用很细，比如想学画画、想读老舍的四世同堂、明天要去剪头发、后天要给女朋友挑礼物等等。事无巨细，一直列到再也想不出来什么事情为止。 处理 逐条分析自己的清单，目的是分清什么是能做的，什么不能做的，什么是最近要做的，什么是未来要做的，还有什么是无意义的事情。我们每天都会有很多念头和想做的事情，如何让自己的精力集中在有意义的事情上并不是一件容易的事情，需要长期的训练自己的大脑。(说实话，我还没有做到。) 二八定律讲到，我们80%的成果，是从20%的努力得到的。处理的目的就是让自己明白什么是重要的事情，而且在自己精力好的时候做重要的事情。最大化自己的成果。 整理 目的是让自己的清单具有可行性且合理。比如学画画这件事，需要收集学画画的资料、工具以及具体时间规划。那么这一步就是要将这些事情拆分整理分类。第一天做什么、第二天做什么一直到完成这个事情。需要注意的是，这并非是在今天做什么和明天做什么，因为每天都在变化，我们不能把事情计划得那么绝对，除非是考试等有deadline的事情。 在这一步，我们还需要区分事情本身需要的精力和时间。在一天中，人的精力不会一直是饱满的，事情也是。在精力好的时候做需要高度集中精力的，精力不好的时候做不太需要精力的事情是最有效的利用时间的方法。 回顾 每周花时间对自己的所有事情进行 回顾 并做调整是很重要的。目的在于修正我们对自己时间安排的合理性以及调整接下来要做的事情。我们总会或高或低的估计自己的能力。每周的回顾可以让我们不断的调整，找到最适合自己的方式。 执行 这点看上去有点废话。所有的计划没有执行等于零。不过如何有效率地执行就是个有意思的问题了。GTD中提到，我们可以从四个维度分析我们此时此刻应该做什么–情境、时间、精力和重要性。我们现在在处在什么状态，有多长时间、精力是否充沛以及哪件事情更重要。说白了就是对的时间做对的事情。这其实也是个探索和自我认知的过程，需要不断的尝试去发现最适合自己的。 几个工具如何一起使用？ 日历 我用的是Fantasical 2 客户端。但真正用起来发现Apple自带的日历其实已经够了。 日历对我来说，是一个被动提醒工具。需要特定的时间/地点需要的事情，比如换雪胎、买卖大头菜（最近在玩动森）、交房租等等，我都会放到日历里边。这也是GTD那本书推荐的方法。工作方面，所有的会议邀请也都会在日历里。所以一天中必须做的事情都在里边了。 日历有个好处是可以邀请其他人。有些事情需要其他人一起完成的。通知别人用日历再方便不过了。 邮箱 我工作和个人的邮箱都是Gmail为主，所以不用来会切换邮件客户端。即便有好几个不同的邮箱，Spark、Airmail等等都是很好的聚合工具。每天早上我会例行清空收件箱。需要以后处理的，工作的放Trello，个人的放OmniFocus的Inbox或者日历里。 Trello 由于我工作需要定期评估，我需要整理自己一年内做的所有事情。公司在用Jira，但对我来说太笨重了，而且我的任务分布在好几个项目里，没法儿在一个Kanban里看到，很麻烦。所以我选择全部放到Trello里来管理。 具体的管理就是敏捷开发的那一套。很多人都很熟悉。我分了Todo、Backlog、Doing、Review、Done、Abandoned几个list，基本也代表了我的整个工作流。任务出现的时候，就先放到Todo里（如果紧急，直接跳过Backlog到Doing里去）。然后分析任务的时间需求、紧急性，选择接下来要做的放到Backlog。开始做的时候，就放到Doing里。完成的时候放到回顾里等待。最后进入Done里。其中： Backlog和Doing里一般不会超过三个card。太多就丧失了敏捷开发的意义。 回顾不单单是Code Review、Peer Review，我把部署也算作回顾的一部分。 Done 我会每半年创建一个新的list。比如Done[2020](01/01-)是我现在在用的。Done[2019](07/01-12/31) 是去年下半年所有完成的任务。因为做的事情太多，全放在一个Done里太长了。 Abandoned 是本来计划做，最后由于各种原因中止或者撤销的。对我来说，它类似日志的作用，做个记录而已。 OmniFocus 任务按照以下维度切分： 项目类别 – 生活日常、想学的、必须学的、英语考试 英语是特殊需求，单独做了分类 精力需求指数 – 高、中、低 优先级 – 高、低。即有没有加 flag 这是我的 OmniFocus 打开后的默认界面： 每天早晨起来后打开 OmniFocus 查看 Next 即可知道接下来需要做的事情。 透视图配置 除了OmniFocus自带的 Inbox、Projects、Tags、Forecast、Flagged、Review和Completed 外，我创建了Next和Waiting两个自定义的透视图。 Next 是用来查看今天接下来能做的事情。 配置很简单： 只选择First Available就够了。 Waiting 是用来记录接下来一段时间内选择做的事情。在每周回顾的时候把所有希望接下来做的事情都加上Picked的标签。 标签配置 我给每个标签都加上emoji，这样所有任务看起来更直观一点。比如High Energy 是🐝， Low Energy 是🐢。 项目配置 项目本身是包含了短期和长期目标以及整体规划的地方。我现在是软件工程师，未来的目标是成为机器学习工程师，然后还希望能够培养弹钢琴和阅读的爱好。那么 生活日常 就是日常的琐事。比如拖地、给狗狗剪指甲啥的。需要完成一次，defer下一次。 想学的就是钢琴、哲学和阅读感兴趣的书, 必须学的就是机器学习相关的课程以及工作相关的知识。 流程规划 早上起来花十分钟查看邮件，需要记录的事情扔到 Trello 的 Todo 或者 OmniFocus 的 Inbox 里待进一步处理。 如果是工作日，从Trello开始计划今天的安排。如果是休息时间，直接略过 Trello，只看OmniFocus。一天结束后，不管进展怎么样，我都会花几分钟再 回顾 下这两个地方，保持更新。 在日常生活工作中，会遇到三类任务：1）已经规划好的任务；2）突然出现的任务；3）新的任务。 正常情况下按计划好的时间安排进行即可。 当有突然出现的任务时，考虑其紧急程度和需要完成的时间。如果2分钟内可完成，马上去做。如果不能，那么分析任务的复杂程度，用标签管理起来。Trello 和 OmniFocus 都有很好用的额标签功能。如果是未来某天需要做的事情，放到日历里。 当有新的任务出现时，放到 Trello 的 Todo 或者 OmniFocus 的 Inbox 里，等到时间允许或周末 回顾 时进行分类整理。 每周进行 回顾。 每周周一回顾 Trello 。搞清楚任务的优先级、是否需要其他资源、是否在等待其他人的进度等等。我习惯自己脑子里有个大概的规划，这样做起事情来会更有效率。 每周周末回顾 OmniFocus。将接下来计划做的事情加上Picked标签。 这样当天能做的任务，会出现在Next透视图里。接下来能做的事情会出现在Waiting透视图里。 总结 我参考了 David Allen 的那本 GTD 的书，但是并没有完全按照他的设计来做。原因是，我已经有了一些对我有效的时间管理经验，不希望完全照搬别人的想法。当然我其实也没有那么多的任务需要管理，使用工具管理的目的是让自己不要有太大的压力工作和学习，以及优化自己的效率。整本书对我影响最大的是，所有任务的目标都要明确。这样在整理和细化任务的时候思路能够清晰明了。